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Preventivazione

Esistono diverse strategie commerciali per acquisire commesse nel settore degli impianti tecnologici e della cantieristica in genere. Una regola che quasi tutte le imprese seguono è quella di elaborare un’alta quantità di preventivi per essere ragionevolmente sicuri di aggiudicarsi (vincere) un numero di trattative sufficiente per il proprio volume d’affari.
L’elaborazione di un preventivo può essere un’attività molto articolata/time-consuming e non fornisce la garanzia di un risultato positivo. Per questo le aziende tendono ad ottimizzare il tempo di realizzazione delle offerte conservando un buon livello di precisione nelle stime di costi e margine.  

Una caratteristica della cantieristica, ed in particolare della realizzazione di impianti tecnologici, riguarda il fatto che ogni opera è unica (o quasi). L’elaborazione di un’offerta deve essere studiata nei minimi particolari per essere certi di aver stimato tutto quello che è necessario per realizzare un lavoro a regola d’arte. Partire da una traccia è utile quando si devono realizzare molti preventivi e si ha poco tempo a disposizione. Perfetto aiuta l’azienda a realizzare preventivi precisi in poco tempo partendo da modelli di offerta prestabiliti che ogni utente si può creare.

Ogni preventivo può essere organizzato in sezioni e fasi di lavorazione per consentirne una lettura semplificata e orientata all’elaborazione del prezzo finale ed alla trattativa commerciale. E’ possibile inserire nuovi elementi in un preventivo direttamente da un capitolato o da un prezziario esistente oppure caricare i dati manualmente. Nel primo caso il capitolato fornito dal cliente o dall’ente può essere importato direttamente in Perfetto dal formato Microsoft® Excel®; nella seconda situazione invece le descrizioni dei lavori sono caricate manualmente dall’operatare che elabora il preventivo.

Realizzato il preventivo, è possibile effettuare qualsiasi modifica mantenendo la storia dei cambiamenti tramite la gestione delle revisioni. Ogni revisione del preventivo può essere confrontata con la versione definitiva o con un’altra revisione e può essere stampata ed analizzata in dettaglio.

Durante la fase di preventivazione è possibile realizzare interattivamente l’analisi dei costi e dei prezzi tramite la gestione della “distanta base variabile” associata alla voce di elenco prezzi o del capitolato. La distinta base è l’elenco di tutti gli elementi che compongono un articolo o una lavorazione specifica. E’ possibile creare una distinta base per ogni riga del preventivo e stimare in modo preciso i costi dei singoli elementi.

E’ possibile calcolare automaticamente il margine di ricarica, l’adeguamento dei costi o aggiornare massivamente i costi degli articoli con i listini dei fornitori più aggiornati. Tutte queste operazioni vengono eseguite con pochi passaggi e sono completamente automatiche.

Il risultato finale che possiamo ottenere con la gestione preventivi di Perfetto è un offerta precisa, personalizzata e competitiva realizzata nel minor tempo possibile.

Tutti i reports, oltre ad essere visualizzati a monitor o stampati su carta, possono essere inviati in formato PDF via email direttamente utilizzando la rubrica di Microsoft Outlook o del client di posta predefinito sul computer dell’utente. Il formato di stampa del preventivo è personalizzabile con l’immagine grafica dell’azienda e può essere modificato anche nei contenuti in base alle richieste del cliente.

Oltre ai report predefiniti per la presentazione del preventivo, Perfetto consente anche la stampa di numerosi reports di analisi dei costi e dei margini del preventivo. Questi reports sono studiati per agevolare l’analisi del preventivo durante la trattativa commerciale: valutare l’impatto di uno sconto, modifiche al progetto, simulazioni di costo con prodotti di MARCHI alternativi….

Con Perfetto è possibile dotare l’ufficio tecnico della migliore organizzazione possibile per realizzare preventivi competitivi ottimizzando i tempi di realizzazione e assicurandoti il massimo della precisione.
La gestione dei preventivi di Perfetto Ti aiuta a rispondere alle principali domande sulla gestione commerciale della Tua impresa:

• Quante richieste di offerta abbiamo ricevuto?
  Inserendo le “richieste di offerta” nel modulo preventivi di Perfetto puoi confrontare in qualsiasi istante il numero di richieste pervenute con i preventivi elaborati. Il responsabile dell’ufficio tecnico può tenere sotto controllo l’indice di conversione tra richieste e preventivi e tra preventivi realizzati e contratti stipulati.
• Quanti preventivi abbiamo inviato ai clienti?
  La gestione dello “stato” del preventivo consente di controllare lo stato di lavorazione dell’offerta. E’ possibile verificare se un preventivo è in fase di redazione, se è stato completato, se è stato inviato al cliente, se è in fase di trattativa economica, se la trattativa si è conclusa in modo positivo o negativo.
• Quanti preventivi abbiamo “scartato”?
  L’analisi dell’indice di conversione tra richieste di preventivo ed offerte emesse evidenzia il numero e la percentuale di richieste di offerta che non sono state evase.
• Quanti preventivi si sono trasformati in commessa?
  Con Perfetto puoi controllare in tempo reale la conversione di preventivi in commesse in percentuale, in quantità ed in valore.
• Quanti preventivi abbiamo “perso”?
  Perfetto ti aiuta ad analizzare anche la percentuale di preventivi che il cliente non ha confermato identificandone la motivazione e gli indici di conversione in percentuale, in quantità ed in valore.
• Quanti preventivi abbiamo fatto al cliente “PIPPO”?
  Per valutare la qualità di un cliente, oltre al margine delle commesse, puoi valutare anche i costi indotti da tutti i preventivi realizzati in relazione all’esito della trattativa di vendita.
• Quante revisioni abbiamo fatto sul preventivo “9999″?
  Le modifiche al progetto, il cliente che cambia idea, imprevisti in fase di redazione di un preventivo possono essere difficili da gestire se non si mantiene uno storico dei cambiamenti realizzati su un’offerta. Con Perfetto puoi sempre risalire alla singola revisione di un’offerta.
• Qual’è il margine del preventivo “ABC”?
  Preparasi bene alla trattativa di vendita con il cliente aiuta l’azienda a mostrarsi professionale e a gestire la fase di trattativa anche a proprio vantaggio. Per “non improvvisare” e gestire bene le richieste e le obiezioni del cliente è indispensabile essere preparati ed essere in possesso di tutti i numeri e le specifiche tecniche su cui si è realizzato il preventivo.
  Con Perfetto hai sempre conte tutti i numeri indispensabili per affrontare al meglio una trattativa di vendita.
• Qual’è il costo dei materiali sul preventivo?
  Conoscere quanto incidono i materiali può aiutarti a gestire la strategia commerciale.

E tu, come realizzi i tuoi preventivi? C’è qualcosa che vorresti migliorare nella Tua gestione? Contattaci e confrontati con un nostro esperto!